“Auf keinen Fall mache ich solche Termine virtuell”, haben früher viele befragte Führungskräfte in unseren Trainings gesagt.
Aber die Zeiten und Situationen ändern sich. Jetzt stehen wieder für viele Menschen in Unternehmen die Zeit der Jahresendgespräche an. Es geht um Performance, Feedback, vielleicht sogar um Gehalt und Bonus. Aufgrund der Covid Pandemie und den Auswirkungen gibt es praktische Einschränkungen, ob und wie Menschen sich vor Ort treffen können… oder wollen.
Aktuelle Umfragen belegen immer wieder, dass ein Großteil der Menschen sich das Arbeiten in Zukunft anders vorstellt. Erhebliche Teile der arbeitenden Bevölkerung (weltweit) wünscht sich mehr Flexibilität in Bezug auf Ort und Zeit. Ganz klar, da sind remote und gemischte (hybride) Lösungen bei vielen unserer Kunden in der Diskussion.
Natürlich müssen jetzt nicht zwangsläufig auch wichtige Termine wie Jahresendgespräche virtuell geführt werden. Aber was, wenn es nicht anders geht???
Gerade bei schwierigeren Gesprächen, bei denen kritische Punkte angesprochen werden sollen, fällt es den Leuten schon im üblichen Setting nicht leicht. Geschweige denn bei der Situation auf Distanz.
Aus unserer Erfahrung lassen sich die 6 wichtigsten Tipps für virtuell geführte Jahresendgespräche zusammenfassen:
1. Keine Spielchen
Transparenz und Vertrauen bilden die wichtigste Grundlage für gute Zusammenarbeit auf Distanz.
Kündigen Sie den Termin also rechtzeitig an. Bitten Sie Mitarbeitende genügend Zeit einzuplanen und nicht direkt im Anschluss den nächsten Kundentermin zu legen, damit hier kein unnötiger Stress entsteht. Gleiches gilt natürlich für Sie selbst.
Needless to say: es ist absolut wichtig, diese Gespräche im Online Meeting zu führen und nicht etwas per Telefon!
Empfehlen Sie schon vorab, dass beide bei dem Gespräch die Kamera des online Meetings aktivieren. Auch wenn das heute schon weiter verbreitet ist, also vor vielen Jahren, ist es immer noch nicht selbstverständlich. Somit können sich die Mitarbeitenden darauf einstellen, dass auch sie ihre Kamera einschalten werden.
In Vertrauen haben Sie hoffentlich schon vorher investiert. Dann können Sie nun im Jahresgespräch darauf aufbauen.
2. Kein Bulldozer
In kurzer Zeit eine persönliche Ebene schaffen, ist besonders wichtig.
Die oben angesprochene Kamera hilft. Aber auch die Gesprächsführung macht einen Unterschied.
Schätzen Sie die aktuelle Situation Ihres Gesprächspartners ein. Stellen Sie alle Antennen auf Empfang. Ein wenig Small Talk zu Beginn lockert die Atmosphäre auf und Sie erfahren vermutlich schon ein bisschen, wie es dem Mitarbeitenden geht. Hier ist situative Führung und emotionale Intelligenz gefragt.
3. Nicht um den heissen Brei reden
Konkretes Feedback wird besser angenommen.
Das gilt immer, und so auch in der virtuellen Gesprächssituation.
Übrigens, ganz wichtig für die Mitarbeitenden bei denen es richtig rund läuft: auch diese brauchen konkretes Feedback. Gerne auch positive Rückkoppelung und Anregungen für nächste Schritte. Wenn die Situation Anlass zu besonders guter Stimmung bietet, lassen Sie auch das virtuell zu. Lächeln Sie und zeigen Sie Ihre Freude und Zustimmung. Das tut nicht weh, macht aber einen riesigen Unterschied.
4. Monolog? Nein Danke!
Virtuell heisst nicht alleine.
Widerstehen Sie dem inneren Drang, lange Ausführungen zu machen. Geben Sie dem Gesprächspartner häufig die Gelegenheit selbst zu reden, Fragen zu stellen oder zu kommentieren.
Halten Sie auch mal eine kleine Pause aus. Ihr Gesprächspartner braucht vielleicht mal einen Moment zum Nachdenken. Das ist gut und in Ordnung!
5. Habe ich gar nicht gehört!
Dokumentation für eine saubere Nachverfolgung.
Gerade bei virtuellen Gesprächen kommt nicht jede Botschaft sofort beim Empfänger an. Damit Mitarbeitende die wichtigsten Punkte auch im Nachgang nochmal in Ruhe lesen können, sollten diese dokumentiert werden. Was waren die Kernbotschaften des Feedback?
Vielleicht setzt Ihr Unternehmen ein System ein, auf das Führungskraft und Mitarbeitender Zugriff haben. Das nutzen Sie dann auch im virtuellen Kontext. Falls Ihr Unternehmen solch eine Lösung nicht anbietet, definieren Sie einen praktischen Weg, wie sie die Kernbotschaften in Kürze festhalten und mit dem Gesprächspartner teilen können. Eventuell sogar per E-Mail.
6. Brot und Butter nicht vergessen
Empfehlungen für gute online Meetings und gute Führung gelten auch jetzt.
Alles, was generell für eine gelungene virtuelle 1:1 Gesprächsführung zutrifft, gilt auch bei virtuellen Jahresgesprächen.
Hohe Audio- und Videoqualität ist ein Muss, ebenso wie das Beherrschen der im Unternehmen genutzten Anwendung.
Gute Führungsprinzipien und -verhalten sind ebenso relevant.
Überlegungen für die Zukunft
Es bleibt nicht, wie es war.
Das Verständnis moderner Führung und Zusammenarbeit entwickelt sich weiter. Ein Aspekt davon ist, dass Feedback und u. U. auch Beurteilungen nicht mehr nur ein mal im Jahr gemacht werden. Viele Führungskräfte haben erlebt, wie schwierig es ist, 12 Monate im Jahresrückblick einzuschätzen. Um die Relevanz dieser Gespräche deutlich zu erhören, gehen immer mehr Unternehmen auf kürzere Sequenzen.
Wenn im Unternehmen die Führungskräfte-Abstimmung zur Beurteilungen von Mitarbeitenden (“Notenkonferenz”, “Kalibrierungs-Konferenz” oder Ähnliches) virtuell abgehalten wird, gelten auch hier einige wichtige Verfahrens- und Verhaltensweisen. Top Moderation, Visualisierung und Dokumentation sind einige davon.
